Molts missatges de correu electrònic surten amb el peu equivocat.Joe el granger de cabres / Flickr
Moltes persones que no conec comencen els correus electrònics amb la salutació de grata, espero que estigueu bé, la meva resposta habitual: Sí... No et conec i estic prou bé per eliminar el teu correu electrònic sense llegir més.
I, tenint en compte els resultats d'una enquesta informal, moltes persones senten el mateix.
Catharine Hamm, editora de viatges del Los Angeles Times , que rep innombrables propostes de possibles col·laboradors i agents de relacions públiques, també té por de rebre, espero que estigueu bé. És per la gràcia de Déu que estic bé, però i si no ho estigués? va preguntar ella. Estic segur que m'enfadaria igual... A aquestes persones els dic això: construir una relació significa ajudar-me a fer la meva feina, no preguntar-me com estic. Significa entendre el meu mercat, no tractar d'entendre la meva psique. Significa identificar i atendre les meves necessitats periodístiques, no ajudar-me a trobar el meu centre personal.
Barbara Teszler, CEO de Teszler PR a Santa Monica, Califòrnia, diuObrint amb Espero que aquest correu electrònic us trobi bé està allà mateix amb una trucada en fred que comença. No pengeu ni envieu informació important marcada en vermell al sobre (la informació important és que heu estat aprovat prèviament per obtenir un crèdit). targeta amb una empresa de la qual no us pot importar menys). La gent opta per 'Espero que estiguis bé' per tal d'establir una connexió personal: sembla com si ja hagis conegut aquesta persona, i ignorar o rebutjar algú que has conegut en persona és més groller que ignorar un desconegut. No m'he conegut mai, de manera que, en teoria, és més probable que es llegeixi d'aquesta manera, però em sembla artificiós i poc sincer.
Mike Plugh, professor associat de comunicació al Manhattan College, creu que aquestes salutacions tenen més a veure amb la interpretació del destinatari que amb l'emissor. Si algú escriu: 'Espero que hagis passat una setmana fantàstica' o 'Espero que això et trobi bé', hi ha la possibilitat que hagis passat una setmana terrible o que estiguis lluny de 'bé', però el reconeixement de la nostra mutua La humanitat és el missatge real, més que cap esperança concreta, diu Plugh. La raó per la qual aquests bons amistosos poden semblar poc sincers és perquè ens miren des d'una pantalla blanca, que és inherentment impersonal.
Un servidor de correu electrònic mostra alertes de correu brossa o correus electrònics no desitjats.Foto: Ian Waldie/Getty Images
Segons McClain Watson, director de programes de comunicació empresarial a la Naveen Jindal School of Management de la UT Dallas, la gent s'ha d'alleugerir. Si la frase 'Espero que estiguis bé' d'un correu electrònic provoca una resposta emocional de la teva part, aquesta frase ha fet la seva feina, diu Watson. El to de la majoria del nostre correu electrònic diari és procedimental, transaccional i sembla que hagués estat escrit per zombis per a zombis. Un repte per a aquells de nosaltres, com jo, que volem escriure un correu electrònic per a humans amb un cor que batega és trobar una manera de establir una connexió simpàtica amb el lector perquè el nostre correu electrònic es llegeixi amb veu humana. 'Espero que estiguis bé' potser no és la millor manera d'aconseguir aquest objectiu, però fa una feina decent la major part del temps.
Brooke Straiton, experta en etiqueta, recomana escriure els vostres correus electrònics al revés. La teva primera frase hauria de resumir les teves necessitats o la intenció del correu electrònic, diu. Això permet que algú sàpiga des del primer moment si es tracta d'un correu electrònic que s'ha d'adreçar amb urgència, arxivar com a informatiu o quina sigui l'acció adequada. Si voleu afegir 'delicadeses', deixeu-les per al final.
Jill Tipograph, cofundadora de Carreres inicials , una consultora que ajuda els joves a aconseguir pràctiques o primers llocs de treball, admet que és difícil llançar-se directament al negoci, per la qual cosa és important esbrinar l'enfocament adequat. Cal establir la vostra personalitat i autenticitat. Heu de trobar alguna cosa còmode i acceptable pel que fa a l'enfocament. No és una talla única, diu. Cada situació és diferent. L'enfocament ha de reflectir la talla i/o la imatge que podeu trobar en línia.
horòscop de sagitari
###
Pitch Perfect: maneres efectives d'iniciar un correu electrònic
El Startracker va demanar a Jill Tipograph que ofereixi consells per millorar els correus electrònics:
Espero que aquest correu electrònic us trobi bé s'hauria de reservar per a una trucada telefònica o un correu electrònic de seguiment d'una presentació personal. Si encara no coneixeu la persona, el millor és utilitzar un enfocament diferent.
La genuïnitat ha de ser real, o no seguiu aquest camí. Sigues professional, no casual. Penseu a comprar una targeta: enviaríeu una targeta massa entusiasta o massa sincera a algú que no coneixeu?
aplicació de cites amb l'àvia
Err pel costat conservador en l'enfocament. Inicieu un correu electrònic amb Benvolgut Sr./Sra./Dr.; només passar als noms personals quan s'ha establert una relació o relació. Hola o Ei és massa casual. Utilitzeu noms propis: si el seu nom és Robert, no els feu referència com a Bob en un correu electrònic inicial.
Esmenteu el referent (si teniu el seu permís): comenceu sempre amb el nom d'aquesta persona a l'assumpte i a la primera línia. Aquest és el teu actiu. Benvolgut (en blanc): em va referir (en blanc), que va pensar que seria una persona bona amb qui contactar (en blanc).
Apropeu-vos a la gent utilitzant l'argot de la seva indústria: la gent en camps creatius parlen d'una manera, mentre que els de la banca d'una altra. Però en qualsevol cas, és prudent no ser extrem. Les diferents indústries tenen estàndards diferents.
Utilitzeu una línia d'assumpte del correu electrònic assassí: la gent no es molestarà en llegir el correu electrònic real si el tema no ressona. Assegureu-vos que sigui rellevant, concis i que doni a algú un motiu per obrir. Avui en dia es destina molt al correu brossa, així que inserir un interès comú, alma mater o persona que t'ha recomanat és important i valuós.
Envieu un correu electrònic de seguiment: els primers correus electrònics sovint no es llegeixen. Diferenciau-ho: espero que estigueu passant una setmana fantàstica i volia fer un seguiment del meu correu electrònic la setmana passada.
Pet Peeves
Eviteu els emojis, ja que poden generar una primera impressió incorrecta.
No mencioneu ningú sense el seu permís.
No assigneu un sobrenom a la persona. Història: Un recent graduat universitari es va acostar a Jill en línia i li va dir: 'Hola Jilly'. Ningú m'ha trucat Jilly des que era petita, només el meu marit, durant molts anys, em deia tan entranyable de tant en tant, va dir. Em vaig desanimar molt.
Prova triple: és vergonyós veure faltes d'ortografia i un ús incorrecte de la gramàtica, especialment el nom o l'empresa incorrectes d'una persona (penseu en les aplicacions universitàries, per exemple, en un nom universitari incorrecte en un assaig).
No demanis assessorament gratuït o feina sense oferir alguna cosa de valor a canvi. Això és massa assertiu i un desviament.